|
Přístup k datům v elektronickém archivuElektronický archiv umožňuje rychlý a pohodlný přístup ke všem firemním dokumentům.K digitalizovaným dokumentům uloženým v elektronickém archivu má klient rychlý a pohodlný přístup. Vyhledat a vytisknout (popř. odeslat e-mailem) potřebný dokument z archivu trvá jen několik sekund. Při převodu do elektronické podoby jsou dokumenty ukládány nejen jako „obrázek“ (formát .PDF), ale jsou převedeny do textu a lze s nimi tedy pracovat jako s běžným počítačovým textem. Tento systém dvojího uložení každého dokumentu umožňuje nejen pořizovat opisy dokumentů shodných s originálem, ale také umožňuje vyhledávání v elektronickém archivu pomocí klíčových slov. Přístup k dokumentům v archivu je odlišný podle místa uložení dat elektronického archivu : A) V naší firmě Elektronický archiv je uložen v naší firmě na našem datovém serveru. Klient a všechny další oprávněné osoby, kterým přidělí klient přístupový klíč (právníci, auditoři, finanční úřad, apod.) mají k archivu nepřetržitý on-line přístup pomocí internetu. Pro snadnou a rychlou práci s dokumenty uloženými v elektronickém archivu je využíván náš archivační program. Spuštěním archivního programu na našem serveru (nepřetržitý přístup on-line pomocí internetu) lze prohlížet všechny dokumenty včetně jejich příloh. Program umožňuje vyhledávat dokumenty podle:
B) U klienta Klient data svého elektronického archivu získá od nás na záznamovém médiu (CD, DVD, BD, apod.). Tato data si uloží ve své firmě a k dokumentům může přistupovat 2 způsoby:
|