.:   Služby klientům > Učetnictví > Elektronický archiv > Přístup k datům v elektronickém archivu



Systém dvojího ukládání dokumentů umožňuje vyhledávání podle klíčového slova

Přístup k datům v elektronickém archivu

Elektronický archiv umožňuje rychlý a pohodlný přístup ke všem firemním dokumentům.


K digitalizovaným dokumentům uloženým v elektronickém archivu má klient rychlý a pohodlný přístup. Vyhledat a vytisknout (popř. odeslat e-mailem) potřebný dokument z archivu trvá jen několik sekund.
Při převodu do elektronické podoby jsou dokumenty ukládány nejen jako „obrázek“ (formát .PDF), ale jsou převedeny do textu a lze s nimi tedy pracovat jako s běžným počítačovým textem. Tento systém dvojího uložení každého dokumentu umožňuje nejen pořizovat opisy dokumentů shodných s originálem, ale také umožňuje vyhledávání v elektronickém archivu pomocí klíčových slov.
Přístup k dokumentům v archivu je odlišný podle místa uložení dat elektronického archivu :

A) V naší firmě
Elektronický archiv je uložen v naší firmě na našem datovém serveru. Klient a všechny další oprávněné osoby, kterým přidělí klient přístupový klíč (právníci, auditoři, finanční úřad, apod.) mají k archivu nepřetržitý on-line přístup pomocí internetu.
Pro snadnou a rychlou práci s dokumenty uloženými v elektronickém archivu je využíván náš archivační program. Spuštěním archivního programu na našem serveru (nepřetržitý přístup on-line pomocí internetu) lze prohlížet všechny dokumenty včetně jejich příloh. Program umožňuje vyhledávat dokumenty podle:
Pořadového čísla nebo čísla účetního dokladu
V případě daňových dokladů lze vyhledávat dokumenty podle jejich pořadového čísla nebo čísla účetního dokladu
Druhu dokladu a data vytvoření
Lze např. prohlížet všechny faktury přijaté z ledna roku 2007, přišlou poštu z května 2005, apod.
Klíčového slova
V archivu lze vyhledat všechny dokumenty z vybraného časového intervalu obsahující klíčové slovo
Př.: Při zadání klíčového slova „tiskárna HP“ v období 3/2005- 12/2007 jsou nalezeny tyto dokumenty:
- faktura přijatá z 8.7.2005 o nákupu tiskárny HP vč. zár. listu a předávacího protokolu
- výdajový pokladní doklad z 27.6.2006 o opravě tiskárny
- dopis ze dne 1.11.2005 (včetně odpovědi ze dne 9.11.2005) o urgenci záruční opravy

B) U klienta
Klient data svého elektronického archivu získá od nás na záznamovém médiu (CD, DVD, BD, apod.). Tato data si uloží ve své firmě a k dokumentům může přistupovat 2 způsoby:
Pomocí archivního programu
Jednoduchý popis funkcí archivního programu je uveden u bodu A), avšak s rozdílem, že program nebude spouštěn na našem serveru, ale přímo z počítačů klienta. Protože program nebude umístěn na našem serveru, musí si jej klient zakoupit a nainstalovat na svých počítačích.

Využíváním standardních programů pro práci s dokumenty .PDF
Klient může přistupovat k dokumentům v archivu pomocí standardních programů, které pracují s formátem souboru .PDF (např. Adobe Reader, MS Office, atd.).