|
Vytvoření elektronického archivuVytvoření elektronického archivu dokumentů je pro klienta snadný a bezpečný způsob uchování svých dokumentů při nízkých nákladech.Dokumenty digitalizujeme (tzn. převádíme archiv v papírové podobě do elektronického archivu) jak pro naše stále klienty, tak i pro firmy, které našich ostatních služeb nevyužívají. Při převádění dokumentů do elektronické podoby využíváme nejmodernější technologie, které zajišťují kvalitní digitalizaci dokumentů při nízkých provozních nákladech. S převodem dokumentů do elektronické podoby máme bohaté zkušenosti, protože u všech našich stálých klientů využívajících outsourcing účetnictví je elektronický archiv vytvářen automaticky a zdarma. Digitalizace dokumentů probíhá ve 4 krocích : A) Roztřídění dokumentů Pokud nemá klient své dokumenty roztříděny, provedeme roztřídění dokumentů do 3 základních skupin:
B) Převod dokumentů do elektronické podoby Dokumenty převádíme do elektronické podoby skenováním. Naskenované dokumenty se ukládají do souborů formátu .PDF a následně jsou pomocí OCR programů převáděny do textové formy. Tzn., že každý dokument je uložen nejen jako „obrázek“, ale také v textové podobě. Tento systém dvojího uložení každého dokumentu umožňuje nejen pořizovat opisy dokumentů shodných s originálem, ale také umožňuje vyhledávání v elektronickém archivu pomocí klíčových slov – viz. Přístup k datům v elektronickém archivu C) Skartace papírových dokumentů Po digitalizaci dokumentů v papírové podobě vypracujeme příslušný skartační plán a zajistíme také jeho odsouhlasení příslušným státním úřadem. Na přání klienta pak po odsouhlasení skartačního plánu provedeme fyzickou skartaci papírových dokumentů – skartace na nejvyšší stupeň utajení č. 3 (rozřezání na útržky 4 x 60 mm). D) Uložení elektronického archivu Po vytvoření elektronického archivu jsou 2 možnosti jeho uložení. Každý způsob uložení dat elektronického archivu umožňuje odlišný přístup k datům – viz. Přístup k datům v elektronickém archivu
|