.:   Služby klientům > Učetnictví > Elektronický archiv > Vytvoření elektronického archivu



Digitalizaci svých dokumentů může klient průběžně sledovat a provádět kontrolu kvality v každé fázi digitalizace.

Vytvoření elektronického archivu

Vytvoření elektronického archivu dokumentů je pro klienta snadný a bezpečný způsob uchování svých dokumentů při nízkých nákladech.


Dokumenty digitalizujeme (tzn. převádíme archiv v papírové podobě do elektronického archivu) jak pro naše stále klienty, tak i pro firmy, které našich ostatních služeb nevyužívají. Při převádění dokumentů do elektronické podoby využíváme nejmodernější technologie, které zajišťují kvalitní digitalizaci dokumentů při nízkých provozních nákladech.
S převodem dokumentů do elektronické podoby máme bohaté zkušenosti, protože u všech našich stálých klientů využívajících outsourcing účetnictví je elektronický archiv vytvářen automaticky a zdarma.
Digitalizace dokumentů probíhá ve 4 krocích :

A) Roztřídění dokumentů
Pokud nemá klient své dokumenty roztříděny, provedeme roztřídění dokumentů do 3 základních skupin:
faktury (přijaté a vydané) včetně příloh
pokladní doklady včetně příloh
ostatní dokumenty (bankovní výpisy, smlouvy, korespondence, atd.)
Dokumenty v rámci jednotlivých skupin jsou pak dále roztříděny z časového hlediska - podle měsíce a roku jejich vytvoření. Toto roztřídění dokumentů pak zajišťuje snadné a rychlé vyhledávání potřebných dokumentů.

B) Převod dokumentů do elektronické podoby
Dokumenty převádíme do elektronické podoby skenováním. Naskenované dokumenty se ukládají do souborů formátu .PDF a následně jsou pomocí OCR programů převáděny do textové formy. Tzn., že každý dokument je uložen nejen jako „obrázek“, ale také v textové podobě.
Tento systém dvojího uložení každého dokumentu umožňuje nejen pořizovat opisy dokumentů shodných s originálem, ale také umožňuje vyhledávání v elektronickém archivu pomocí klíčových slov – viz. Přístup k datům v elektronickém archivu

C) Skartace papírových dokumentů
Po digitalizaci dokumentů v papírové podobě vypracujeme příslušný skartační plán a zajistíme také jeho odsouhlasení příslušným státním úřadem. Na přání klienta pak po odsouhlasení skartačního plánu provedeme fyzickou skartaci papírových dokumentů – skartace na nejvyšší stupeň utajení č. 3 (rozřezání na útržky 4 x 60 mm).

D) Uložení elektronického archivu
Po vytvoření elektronického archivu jsou 2 možnosti jeho uložení. Každý způsob uložení dat elektronického archivu umožňuje odlišný přístup k datům – viz. Přístup k datům v elektronickém archivu
Uložení na datovém serveru v naší firmě
Elektronický archiv je uložen v naší firmě na našem datovém serveru a klient má k datům nepřetržitý on-line přístup prostřednictvím internetu a našeho archivního programu.
Vypálení dat na záznamové médium (CD, DVD, BD, apod.)
Klient může přistupovat k dokumentům v archivu pomocí programů, které pracují s formátem .PDF (např. Acrobat Reader, MS Office, atd.) nebo může zakoupit archivní program umožňující snadný a rychlý přístup k dokumentům v elektronickém archivu.